FAQs

Häufig gestellte Fragen zu KigaRoo und seinen Funktionen.

Über KigaRoo

KigaRoo kurz erklärt

KigaRoo ist das neue kinderleicht bedienbare Programm zur Verwaltung und Präsentation von Kinderbetreuungseinrichtungen jeder Art und Größe.
Von der kleinen Elterninitiative bis zur großen kommunalen, privaten oder kirchlichen Trägerschaft – KigaRoo ist für jeden Träger und jede Kita-Größe geeignet. KigaRoo eröffnet Ihnen mit wenigen Klicks alle Möglichkeiten für eine zeitgemäße Kommunikation mit Eltern, Kolleginnen und Kollegen (via Email-Verteiler, Smartphone-App und optional einer individuellen Webseite). Termin-, Dienst- und Urlaubspläne anlegen, Entwicklungsberichte erstellen, Aufgaben zuweisen und Termine koordinieren – alles kinderleicht! Dazu haben Sie mit KigaRoo alle wichtigen Informationen und Daten rund um Ihre Einrichtung, Kolleginnen und Kollegen, die Kinder und deren Bezugspersonen sicher und datenschutzkonform jeder Zeit verfügbar.

Wie entstand KigaRoo und wer steht dahinter?

KigaRoo ist ein Unternehmen, das durch sein Team von Spezialisten aus den Bereichen neue Medien, Softwareentwicklung und Recht und Verwaltung über sehr viel Erfahrung verfügt. In zahlreichen Gesprächen mit Kita-Leiterinnen und Kita-Leitern, Erzieherinnen, Erziehern und Eltern aus Kindergärten, Krippen und Krabbelgruppen entstand die Idee, eine moderne Software zu entwickeln, um den Alltag in frühkindlichen Bildungseinrichtungen bestmöglich zu erleichtern. Daraus folgend machte sich unser Team an die Arbeit um eine Lösung für die Praxis zu entwickeln und stetig besser werden zu lassen! KigaRoo ist die moderne und kinderleicht bedienbare Software, die Pädagogen bei ihrer Arbeit hilft und zugleich die Kommunikation mit den Eltern erleichtert.

Was bedeutet eigentlich KigaRoo?

Der Name KigaRoo ist eine Verbindung aus der Abkürzung des international gängigen Wortes „Kindergarten“ und dem englischen Begriff für Känguru (Kangaroo), das auch in unserem Logo steht. Für uns ist das Aufwachsen eines kleinen Kängurus im Beutel seiner Mutter das perfekte Sinnbild für Geborgenheit und Fürsorge und zugleich steht es für Beweglichkeit und Dynamik – wichtige Voraussetzungen für Kinder, um später einmal unabhängig zu werden und große Sprünge machen zu können.

Was unterscheidet KigaRoo von anderen Verwaltungsprogrammen am Markt?

KigaRoo kombiniert eine professionelle Verwaltungssoftware mit einem Kommunikationswerkzeug, das seinen Fokus sehr stark auf die Förderung des Miteinanders von Einrichtungsleitung, Erzieherinnen & Erziehern und Eltern bzw. Bezugspersonen legt.

KigaRoo ist zudem die einzige Verwaltungssoftware, die für die Nutzung auf allen Tablet-Computern & Smartphones optimiert wurde.  Sie können also jederzeit und von überall die wichtigsten Informationen rund um ihre Kita im Blick behalten. Sollte es einmal nötig sein, sind auch Ihre Verwaltungsarbeiten von zu Hause aus oder in der U-Bahn komfortabel zu bearbeiten!

Drüber hinaus ist KigaRoo weitestgehend selbsterklärend, und somit für jeden Interessierten zugänglich. Nach wenigen Klicks in der Benutzeroberfläche erschließt sich das Arbeiten mit KigaRoo fast von allein. Auch die Möglichkeit, die Verwaltung und Kommunikation mit einer sich selbst aktualisierenden Webseite zu kombinieren, ist ein Novum im Markt der Kita-Verwaltungsprogramme.

Welche technischen Voraussetzungen müssen für den Einsatz von KigaRoo geschaffen werden?

Ein einfacher Arbeitsplatzrechner oder Laptop mit einem der gängigen Betriebssysteme (MacOS, Windows oder Linux), ein Internetzugang und ein aktueller Internet-Browser reichen aus (wir empfehlen als Browser z. B. Mozilla Firefox, Google Chrome oder Safari, aber auch den Internet Explorer ab Version 10).

Die Installation einer Software auf Ihrem Rechner ist für die Nutzung von KigaRoo nicht erforderlich!

Von wo kann ich KigaRoo überall benutzen?

Durch den barrierefreien Zugang über jedes internetfähige Endgerät bietet Ihnen KigaRoo die Möglichkeit, bequem von überall auf Ihr individuelles Portal zugreifen zu können. Alles an einem Ort und doch von überall zugänglich! Erleichtern Sie sich Ihre täglichen administrativen Aufgaben mit den umfassenden KigaRoo-Funktionen für Organisation, Kommunikation und Verwaltung.

Durch unsere KigaRoo-App ist der Zugriff auf aktuelle Informationen, Kontaktdaten und Termine Ihrer Einrichtung mit Ihrem Smartphone noch schneller möglich.

Warum bieten sie KigaRoo die ersten vier Wochen kostenfrei an?

Wir möchten Ihnen Zeit geben, sich in Ruhe mit der Software vertraut zu machen. Deshalb stellen wir Ihnen KigaRoo für die ersten vier Wochen kostenfrei zur Verfügung. Wir wünschen uns von unseren Nutzern die aktive Mitgestaltung an KigaRoo, um die Software für Sie so komfortabel und einfach wie nur irgend möglich gestalten zu können und ständig weiter zu verbessern.

Ist der Import vorhandener Daten möglich?

KigaRoo unterstützt Sie sehr gerne durch den kostenlosen, datenschutzkonformen Import Ihrer Daten. Bei Bedarf kontaktieren Sie bitte unser Team, damit Ihnen die notwendige Importvorlage zugestellt werden kann.

Funktionen

Auf welche Funktionen fokussiert sich KigaRoo?

KigaRoo teilt sich in drei ineinandergreifende Funktionsbereiche auf und bietet Ihnen dadurch den größtmöglichen Komfort bei der Kita-Verwaltung:

1. Stammdatenverwaltung
2. Organisation & Verwaltung
3. Kommunikation mit Eltern, Bezugspersonen und Mitarbeitern

Darüber hinaus bietet das PLUS-Paket die Möglichkeit, Ihre Einrichtung komfortabel und individuell im Internet zu präsentieren:


4. Außendarstellung (in Form der individuellen Kita-Webseite)

Wie funktioniert die Stammdaten-Verwaltung und was bringt sie alles mit?

Tragen Sie unter „Stammdaten“ einfach und übersichtlich die Informationen zu Ihrer Einrichtung ein. Änderungen oder Ergänzungen können jederzeit vorgenommen werden. Sollten Sie nicht alle Informationen sofort eintragen können haben Sie jederzeit die Möglichkeit die Daten später zu vervollständigen.

Die Stammdaten können für folgende Bereiche angelegt und bearbeitet werden:


- Kinder

- Eltern

- Gruppen

- Mitarbeiter

- Einrichtung

- Kostenträger

- Leistungsarten

- Tages-, Wochen- und Monatsübersichten

- Detaillierte Entwicklungsberichte

- Informationen zu spezieller Ernährung / Diät
- Medizinische Informationen

Welche Organisations- und Verwaltungsmöglichkeiten bietet KigaRoo?

KigaRoo bietet eine Vielzahl von Organisations- und Verwaltungsmöglichkeiten. Hier ist der Fokus vor allem auf die einfache Handhabung und die schnelle Verwaltung ihrer Daten gerichtet.



- Dienstplanung

- Urlaubsplanung

- Terminplanung

- Belegungsstatistik

- Auslastungsstatistik

- Rechnungsverwaltung/Abrechnung

- An- und Abwesenheitsliste

- Dokumentenverwaltung

- Allgemeine Information zur Einrichtung

- Wichtige Dokumentationen zu Ihrer Einrichtung

- Gruppeninformationen

- Veranstaltungs- und Projektkalender

- Foto-Alben

- Eigene Stammdaten, Eltern und Kinder

- Rechtevergabe an Mitarbeiter und Eltern

- Personal- und Abrechnungsdaten

Welche Möglichkeiten bietet KigaRoo zur Kommunikation mit Kollegen und Bezugspersonen?

Kommunikation, Information und Austausch gewinnt weiter an Bedeutung: Auch im Bereich der Kinderbetreuung ist die Kommunikation zwischen Einrichtung, Mitarbeitern, Eltern und Bezugspersonen in der Erziehungspartnerschaft nicht mehr wegzudenken. Deswegen bietet KigaRoo verschiedene Möglichkeiten den Grundstein für eine besonders einfache und komfortable Kommunikation aller teilnehmenden Parteien:


- Verwaltung von E-Mails (Mitarbeiter und Bezugspersonen)

- Austausch von Veranstaltungsinformationen und Kontaktmöglichkeiten

- Einstellbare Abwesenheitsbenachrichtigung z. B. wegen Krankheit oder Urlaub

- Gemeinsames Bearbeiten von Projekten und Verwaltungsaufgaben

- Zentrale Datenablage für gemeinsamen Zugriff

Welche Möglichkeiten bieten sich der Einrichtung mit der Erstellung einer Webseite von KigaRoo?

Mit dem Webbaukasten von KigaRoo haben Sie jetzt die Möglichkeit Ihre Einrichtung auch im Internet von der besten Seite zu präsentieren. Dies ist mit nur wenigen Klicks, auch für ungeübte Nutzer, ganz einfach möglich. Der Webbaukasten ermöglicht es Ihnen zum Beispiel Fotoalben, Speisepläne, anstehende Termine und Nachrichten einfach aus KigaRoo automatisch anzeigen zu lassen.
Auch eine Online-Anmeldung für Betreuungsplatz-Anfragen von Eltern können Sie hier aktivieren. Anfragen können Sie dann direkt aus KigaRoo bequem beantworten oder einzelne Kinder von hier direkt in Ihre KigaRoo-Warteliste übernehmen.



Kinderbetreuung rückt zunehmend in den Fokus der gesellschaftlichen und politischen Betrachtung. Wie in vielen anderen Bereichen wird es auch für Kinderbetreuungseinrichtungen aller Art wichtiger, sich professionell und überzeugend darzustellen und moderne Kommunikationswege anzubieten, um für Eltern und Mitarbeiter attraktiv zu sein.
Die Möglichkeiten hierzu wachsen mit KigaRoo auf einfache Weise! Neben der Option anzugeben wann z. B. ein „Tag der offenen Tür“ ansteht oder der nächste Eltern-Infoabend, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich in Ihrer Einrichtung um die Kinder kümmern, welche Leistungsarten Sie anbieten gibt es viele weitere Möglichkeiten Ihr individuelles Profil als Einrichtung darzustellen.



Im stressigen Kita-Alltag ist es fast unmöglich, nebenbei auch noch eine Webseite zu erstellen, zu pflegen und die Inhalte regelmäßig zu aktualisieren. Häufig ist der Pflegeaufwand sehr hoch und viele Inhalte sind trotzdem nicht aktuell. Mit dem KigaRoo-Webbaukasten ist es jetzt ganz einfach: Mit nur wenigen Klicks ist eine individuelle Webseite für Ihre Kita erstellt. Ebenso einfach ist es Inhalte wie z. B. Texte und Bilder zu verändern. Viele Inhalte lassen sich sogar automatisch und direkt aus KigaRoo heraus veröffentlichen, indem Sie einfach im Webbaukasten die entsprechende Seite aktivieren und z. B. ein Fotoalbum oder einen Termin mit dem Häkchen „Webfreigabe” markieren. Schon erscheint der entsprechende Inhalt auch auf Ihrer Kita-Webseite. Abgelaufene Termine hingegen werden automatisch auch wieder entfernt, damit die Inhalte Ihrer Seite immer aktuell bleiben.



Sofern Sie schon eine Domain (Internetadresse / URL) für Ihre Einrichtung besitzen, können Sie diese bei Ihrem Domain-Provider einfach auf Ihre neue mit KigaRoo gebaute Kita-Webseite weiterleiten lassen. So sind Sie weiterhin unter Ihrer bekannten Internet-Adresse erreichbar.

Bezahlung & Rechnung

Gibt es Vertragslaufzeiten für die Nutzung von KigaRoo?

Gegenfrage: Sind lange Vertragslaufzeiten heute noch zeitgemäß?

Wir von KigaRoo meinen nein!

Sollten Sie KigaRoo also eines Tages nicht mehr nutzen wollen, genügt eine kurze schriftliche Mitteilung an uns und wir deaktivieren Ihren Account zum Ende Ihrer aktuellen Abrechnugsperiode.

Welche Kosten entstehen für die Nutzung von KigaRoo?

Bei KigaRoo entstehen nur die monatlichen Kosten nach der jeweils aktuellen Preisliste. Der Support, der Serverspeicherplatz (lt. Preisliste) und die regelmäßige Datensicherung sind inklusive.

Die monatlichen Kosten setzten sich aus der Grundgebühr und der jeweiligen Anzahl der aktiv betreuten Kinder zusammen. In der Grundgebühr sind im PLUS- und im BASIS-Paket jeweils 20 Kinder schon inklusive. Jedes weitere Kind kostet nur 1 Euro pro Monat (inkl. MwSt.).


Sie haben die Wahl zwischen dem PLUS- (inkl. 5 GB Speicherplatz und Internetauftritt) oder dem BASIS-Paket (inkl. 5 GB Speicherplatz) – je nachdem, ob Sie eine individuelle Kita-Website haben möchten oder nicht. Für Tageseltern ist das MINI-Paket optimal (inkl. 1 GB Speicherplatz und Internetauftritt) für bis zu maximal 8 aktiv betreute Kinder.

Wie sind die Abrechnungsperioden?

Jeweils zum Ende Ihrer Abrechnungsperiode erhalten Sie monatlich eine Rechnung für Ihre KigaRoo-Lizenz.

Beginnen Sie beispielsweise am 13.06.2012 mit KigaRoo ist die erste Periode vom 13.06.-12.07.2012 für Sie als Testphase kostenlos. Die folgende Abrechnungsperiode vom 13.07.-12.08.2012 würde Ihnen rückwirkend und unter Berücksichtigung der aktiven Kinder Ihrer Einrichtung in Rechnung gestellt werden.

Wie kann ich bezahlen und wie erhalte ich meine Rechnung?

Die Rechnung für die KigaRoo-Lizenz wird Ihnen per Email zugestellt. Zusätzlich stellen wir alle Rechnungen für Sie in Ihrem Account, unter "Verwaltung" > "Accountverwaltung" > "Rechnungsverwaltung", zum Download bereit. Auch Zahlungsdaten können Sie in diesem Bereich einsehen und bearbeiten.

Sie können den Rechnungsbetrag auf zwei Wegen bezahlen:

1. Per Lastschrift
Um die Abrechnung für Sie so einfach wie möglich zu gestalten, arbeiten wir bereits mit dem standardisierten und zukunftssicheren SEPA-Lastschriftverfahren.
Bitte beachten Sie, dass die SEPA-Verfahren ausschließlich für Zahlungen in der Währung „Euro“ genutzt werden können.

2. Per Überweisung
Selbstverständlich können Sie den monatlichen Rechnungsbetrag auch überweisen.

Wie kann ich mein gebuchtes KigaRoo-Paket wechseln?

Ein Wechsel Ihres KigaRoo-Paketes ist jederzeit möglich. In Ihrem Account unter „Verwaltung“ > „Accountverwaltung“ > „Gebühren & Upgrade“ finden Sie die notwendigen Einstellungen.

Alle Ihre Daten und Einstellungen bleiben bei einem Upgrade selbstverständlich unverändert erhalten.

Benutzer & Benutzerrechte

Was für Benutzer können angelegt werden?

KigaRoo bietet einen Zugang für vier verschiedene Nutzergruppen. Zudem kann über den KigaRoo-Support für Träger mehrerer Kitas eine Trägerebene freigeschaltet werden.


1. Bezugsperson - hierzu zählen die Eltern, Großeltern oder die entsprechend für das Kind verantwortlichen Kontakt- und Bezugspersonen, die für das jeweilige Kind angegeben werden.
2. Mitarbeiter - je nach Einrichtung und individueller Aufteilung können von Verwaltungsfachangestellten, Erziehern oder dem Steuerberater alle zugeordnet und mit dem entsprechenden Zugang versehen werden.
3. Mitarbeiter mit Administrationsrechten - hier handelt es sich ebenfalls um eine individuelle Benutzergruppe, die von der Kitaleitung und/oder dem Administrator bestimmt und eingesetzt werden.
4. Administrator - der Administrator ist in der Regel die Kita-Leitung und/oder eine, in ihrem Auftrag handelnde Person. Derjenige, der sich bei KigaRoo in der Erstanmeldung für eine Einrichtung anmeldet, gilt als Administrator. Das Recht des Administrators kann im nach hinein auf eine andere Person übertragen werden.
5. Träger - der Träger erhält als übergeordnete Organisationsebene eines Kita- oder Einrichtungsverbundes spezifische Funktionen zur Erleichterung der übergeordneten Verwaltung. Dieser Trägeraccount kann NUR durch den Support von KigaRoo für Sie erstellt werden.

Einen genauen Überblick über die anlegbaren Benutzer und die möglichen Rechte erhalten Sie in diesem PDF.

Welche Rechte haben die verschiedenen Benutzergruppen?

Bei KigaRoo wird DATENSCHUTZ groß geschrieben. KigaRoo ermöglicht es Ihnen, für Ihre Einrichtung genau zu definieren, welche Informationen und Daten Sie wem zugänglich machen wollen. Die wichtigsten Grundeinstellungen für einen einfachen Start sind bereits konfiguriert.

Sie legen fest, welche Informationen auf der öffentlichen Webseite zu sehen sein dürfen, welche nur für Betreuer einer bestimmten Gruppe und welche nur für die Eltern und ggf. weitere verbundene Bezugspersonen eines Kindes einsehbar sein sollen.

Einen genauen Überblick über die anlegbaren Benutzer und die möglichen Rechte erhalten Sie in diesem PDF.

Registrierung & Einloggen

KigaRoo kurz erklärt

Der Registrierungsprozess ist in drei Schritte unterteilt.

Schritt 1:
Zunächst füllen Sie die auf der Anmeldeseite die geforderten Felder aus: Vorname, Nachname, E-Mail Adresse und das Passwort. Das Passwort muss aus Sicherheitsgründen aus min. 8 Zeichen und wenigstens einer Zahl (0-9) und einem Sonderzeichen (z. B.: ! § $ % & / + # - ?) bestehen. Stimmen Sie unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu und klicken Sie anschließend auf den Button "weiter".

Schritt 2:
Im zweiten Schritt werden Sie aufgefordert den Namen Ihrer Kita, Ihre Telefonnummer und Adresse wahrheitsgemäß anzugeben und nachfolgend auf den Button "Los geht's" zu klicken.

Schritt 3:
Der dritte und letzte Schritt ist die Aktivierung Ihres Accounts. Sie müssen dazu nur den Aktivierungslink in der Email anklicken, die Sie nach erfolgreichem Abschluss der Schritte 1-2 zugeschickt bekommen haben.

Wie kann ich mich nach erfolgreicher Registrierung einloggen?

Sobald Sie sich erfolgreich registriert haben, können Sie sich auf der Seite www.kigaroo.de/login oder über den Button "LOGIN", der sich rechts oben auf der Startseite befindet, mit der Eingabe Ihrer Email-Adresse und Ihres Passwortes anmelden.

Unterscheidet sich der Registrierungsprozess für Mitarbeiter und Eltern?

Für Mitarbeiter, Eltern und Bezugspersonen gibt es keinen gesonderten Registrierungsprozess. Diese Personen werden von Sub-/Administratoren der jeweiligen Einrichtung in KigaRoo angelegt. Sobald die Einrichtung angelegte Mitarbeiter, Eltern oder Bezugspersonen für die Nutzung von KigaRoo freischaltet, erhalten diese eine Email mit den persönlichen Zugangsdaten und können ab sofort den "LOGIN" über die KigaRoo-Smartphone-App oder die Webseite www.kigaroo.de nutzen.

Datensicherheit

Ist die Sicherheit meiner Daten gewährleistet?

Die Sicherheit Ihrer Daten genießt bei KigaRoo die höchste Priorität! Deswegen werden alle Daten ausschließlich auf einem Server in Deutschland gespeichert. Zudem werden unsere Systeme rund um die Uhr überwacht und gesichert. Hier werden regelmäßig wichtige Sicherheits-Updates durchgeführt und nur die leistungsfähigsten Unternehmens-Firewalls und Sicherungssysteme eingesetzt. Für den optimalen Schutz Ihrer Daten: 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr!

Die Benutzung von KigaRoo erfolgt über eine sichere 256-Bit-SSL-Verschlüsselung. Dies ist dieselbe Verschlüsselungsmethode, die z. B. auch Banken für das Online-Banking verwenden. Wir behandeln alle Nutzerdaten streng vertraulich gemäß den strikten deutschen Datenschutzrichtlinien und garantieren, diese nicht an Dritte weiterzugeben.

Bitte beachten Sie hierzu auch unsere Datenschutzbestimmungen. Schicken Sie uns bei weiteren Fragen gerne eine Anfrage über unser Kontaktformular.

Wo werden meine Daten gespeichert?

Eine herkömmliche Software, die direkt auf Ihrem Computer gespeichert und genutzt wird, hat im Vergleich zu KigaRoo zahlreiche Nachteile und birgt Risiken. Bei Diebstahl oder Verlust eines Computers, sowie bei Hardwarefehlern können Ihre Daten unwiderruflich verloren gehen. Solche, häufig durch Viren und andere Schadsoftware ausgelösten Probleme, können bei der Arbeit mit der Online-Software KigaRoo nicht auftreten: Tägliche Sicherungen Ihrer Daten auf unseren besonders abgeschirmten Hochleistungs-Servern gewährleisten jederzeit die größtmögliche Sicherheit Ihrer Daten!

Niemand außer Ihnen, Ihren Mitarbeitern und freigeschalteten Bezugspersonen kann die jeweils von Ihnen individuell freigegebenen Daten Ihrer Einrichtung einsehen. Auch die Support-Mitarbeiter von KigaRoo können nicht auf die Daten Ihrer Einrichtung zugreifen.

Kontakt & Support

Ich habe Fragen, Anregungen oder Kritik zu KigaRoo - an wen kann ich mich wenden?

Wenn Sie Fragen haben, die Sie in unseren FAQ nicht beantwortet finden, stehen wir Ihnen über unser Kontaktformular, via E-Mail, Post oder telefonisch gerne zur Verfügung.
Unser Produkt kann nur mit Ihnen immer besser werden. Bitte scheuen Sie sich daher nicht, uns auch einmal die Meinung zu sagen, wenn Ihnen etwas nicht gefällt.

Sie erreichen unser Team von Mo-Fr jeweils zwischen 8:00 Uhr und 16:00 Uhr, per E-Mail unter support@kigaroo.de und telefonisch unter +49 (0)40 3030 66 999.


KigaRoo GmbH & Co. KG
Shanghaiallee 9
20457 Hamburg
E-Mail: support@kigaroo.de

Tel: +49 (0)40-3030 66 999
Fax: +49 (0)40-3030 66 996

Natürlich freut sich unser Team auch über lobendes Feedback und natürlich auch über Ihre persönliche Weiterempfehlung!

Egal ob über Facebook oder im persönlichen Gespräch – erzählen Sie Freunden, Kollegen und Partnern gerne von Ihren Erfahrungen mit KigaRoo. Wir danken es Ihnen!

Auf dieser Seite finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen zu KigaRoo. Sollten Sie Fragen haben, die hier nicht beantwortet sind, steht Ihnen unser  Support-Team montags bis freitags von 8:00 - 16:00 Uhr kostenfrei unter 040/30 30 66 999 zur Verfügung – lediglich normale Telefongebühren fallen für Sie an.

Falls Sie konkrete Fragen zu KigaRoo-Funktionen haben, so finden Sie diese hier:

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