FAQs Funktionen

Weiterführende Fragen zu KigaRoo.

Administrative Funktionen

Wie funktioniert die Stammdaten-Verwaltung?

Tragen Sie unter „Stammdaten” einfach die Informationen zu Ihrer Einrichtung ein. Änderungen oder Ergänzungen können jederzeit vorgenommen werden. Sollten Sie nicht alle Informationen sofort eintragen können, haben Sie jederzeit die Möglichkeit die Daten später zu vervollständigen.

Wie werden in KigaRoo die „Leistungsarten” der Kita eingegeben?

Für die unterschiedlichen Leistungsarten (z. B. Krippe, Elementar, Hort und Betreuungszeit / K4, E6, H5 etc.) Ihres Angebotes steht Ihnen ein eigener Bereich zur Verfügung.

Wenn Sie den integrierten Webseiten-Baukasten nutzen, können Sie Ihre Leistungsarten auf Ihrer Webseite sichtbar machen. Hierfür einfach unter „Webseiten-Baukasten”, „Inhalte”, „Leistungsarten” ein Häkchen bei „Seite ist aktiv” setzen.

Änderungen oder Ergänzungen sind, wie in allen anderen Bereichen, selbstverständlich jederzeit möglich. Bei den Kindern können Sie die jeweils in Anspruch genommene Leistungsart auswählen. Es empfiehlt sich daher Ihre Betreuungsangebote vor der Eingabe der Kinder-Datensätzen anzulegen, damit sie Ihnen dann bereits zur Verfügung stehen.

Wie werden Mitarbeiterdaten erfasst und gepflegt?

Innerhalb des Bereiches "Mitarbeiterverwaltung" können Sie die einzelnen Mitarbeiter Ihrer Einrichtung erfassen. Hierfür steht Ihnen ein Profilbogen für die persönlichen Daten und weitere Informationen zur Verfügung.

Die Mitarbeiter können Sie in den jeweiligen Datensätzen direkt den einzelnen Gruppen zuordnen. Es empfiehlt sich dem Mitarbeiter eine Farbe zuzuweisen um z. B. die Arbeitszeiten im Dienstplan in der Farbe des jeweiligen Mitarbeiters anzeigen zu lassen – das schafft noch mehr Übersichtlichkeit. Die Farbe wählen Sie wie folgt in dem jeweiligen Datenblatt aus: Klicken Sie in das Feld „Farbe”, es öffnet sich ein Farbauswahlfenster, in dem Sie in dem großen Farbfeld links den kleinen Auswahlkreis verschieben können und mittig den Regler, um die gewünschte Farbe auszuwählen. Anschließend bestätigen Sie Ihre Auswahl einfach mit dem Häkchen unten rechts im Farbauswahlfenster.

Die Farbeinstellungen für die einzelnen Gruppen nehmen Sie in der „Gruppenverwaltung” in dem jeweiligen Gruppenblatt vor.

Wie werden die Daten von Kindern und Bezugspersonen erfasst?

Um die Daten von Kindern und Eltern zu speichern oder in Papierform zu archivieren, bedarf es der schriftlichen Zustimmung der jeweiligen Personen, bzw. der Erziehungsberechtigten. KigaRoo stellt Ihnen eine geeignete „Datenschutzrechtliche Einverständniserklärung” unter „Dateien & Fotos“ kostenlos zum Download zur Verfügung. Sie können diese einfach herunterladen, ausdrucken und den Eltern künftig zusammen mit den Anmeldeunterlagen für Ihre Einrichtung zur Unterzeichnung übergeben. Die unterzeichneten Einverständniserklärungen archivieren Sie bitte sorgfältig.

Innerhalb des Bereiches "Kinder & Eltern" werden die Daten der Kinder erfasst. Hierfür stehen Ihnen mehrere Reiter im jeweiligen Datenblatt eines Kindes zur Verfügung: „Profildaten“ für die persönlichen Daten des Kindes, „Bezugspersonen“ für die Daten der Eltern und weiterer Bezugspersonen, „Medizinische Daten“ für Informationen zu Besonderheiten bei Ernährung, Allergien, Erkrankungen oder Vorerkrankungen eines Kindes. Unter dem Reiter „Impfpass“ können Sie den Impfschutz der Kinder dokumentieren und ggf. erfolgte Kindervorsorgeuntersuchung festhalten. Über einen weiteren Reiter finden Sie übersichtliche Felder zur Eingabe von internen Beobachtungen, neben einem Reiter für die Erstellung von Entwicklungsberichten und einem zur Erstellung von Portfolios zu einem Kind. Über den letzten Reiter finden Sie Details zu Abwesenheiten eines Kindes, die durch Mitarbeiter oder den jeweiligen Bezugspersonen eingestellt werden können.

Wie funktioniert die Gruppenverwaltung?

Mit KigaRoo können Sie schnell und bequem alle Gruppen Ihrer Einrichtung anlegen und alle Informationen und Einstellungen der einzelnen Gruppen verwalten. Hierfür gibt es bei KigaRoo den eigenen Bereich „Gruppenverwaltung“.

Es empfiehlt sich den Gruppen eine Farbe zuzuweisen, um z. B. die Termine der Gruppen im Kalender in der jeweiligen Farbe anzeigen zu lassen und so noch mehr Übersichtlichkeit zu schaffen. Die Farbe wählen Sie wie folgt in dem jeweiligen Datenblatt aus: Klicken Sie in das Feld „Farbe“, es öffnet sich ein Farbauswahlfenster, in dem Sie in dem großen Farbfeld links den kleinen Auswahlkreis verschieben können und mittig den Regler, um die gewünschte Farbe auszuwählen. Anschließend bestätigen Sie Ihre Auswahl einfach mit dem Häkchen unten rechts im Farbauswahlfenster.

Bereits bei der Erfassung der Kinderdatensätze können diese den angelegten Gruppen zugeordnet werden. Es empfiehlt sich daher Ihre Gruppen vor der Eingabe der Kinder-Datensätzen anzulegen, damit sie Ihnen dann bereits zur Verfügung stehen.

Wie vergebe ich in KigaRoo Aufgaben an einzelne Mitarbeiter?

Über den Bereich „Aufgaben“ kann jeder Mitarbeiter interne Aufgaben mit Fälligkeitsdatum an alle oder einzelne Mitarbeiter vergeben.

Wenn die Aufgabe als „erledigt“ markiert wurde, ist sie weiter unter „Erledigte Aufgeben“ zu finden. Erst nach „Aufgabe editieren“ ist die Aufgabe unwiderruflich gelöscht.

Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Wie erleichtert KigaRoo organisatorische Prozesse in der Kita?

Durch die Möglichkeiten des direkten Zugriffs auch von Mitarbeiterinnen, Mitarbeitern, Eltern und anderen Bezugspersonen, können alle Informationen schnell und präzise durch die jeweils richtigen Empfänger eingesehen werden. Wichtige Informationen können direkt aus KigaRoo z. B. an alle oder einzelne Eltern und ggf. weitere Bezugspersonen der Kinder einer Gruppe per Mail weitergegeben werden. Alle Beteiligten können jederzeit von überall auf die für sie freigegebenen Bereiche von KigaRoo zugreifen. So ist jede Information einfach, sicher und schnell beim richtigen Empfänger.

Wie kann ich Dokumente in KigaRoo ablegen und verwalten?

Hierzu steht Ihnen der Bereich „Dateien & Fotos“ zur Verfügung, der Ihnen das Hochladen von Dateien ermöglicht. Die gewohnte Rechtevergabe bestimmt auch hier detailliert, wer welche Dateien sehen und gegebenenfalls herunterladen darf.

Wie kann ich mit KigaRoo direkt Entwicklungsberichte erstellen?

In KigaRoo können Entwicklungsberichte zu den Kindern direkt durch Sie in dem jeweiligen Datenblatt angelegt und bearbeitet werden.
Die voreingestellten Punkte eines Entwicklungsberichtes können von einem Administrator für alle Felder unter „Einstellungen“ unter dem Punkt „Entwicklungsbericht“ geändert werden, so dass die Einrichtungsleitung entscheiden kann, wie viele und welche einzelnen Entwicklungsaspekte in ihrer Einrichtung dokumentiert werden.

Zusätzlich können auch Entwicklungsberichte erstellt werden, die direkt im PDF-Format zum jeweiligen Kind gespeichert werden können. Auch für diese kann die Einrichtungsleitung die Anzahl und Benennung der einzelnen Felder festlegen.

Fertige Entwicklungsberichte können Sie direkt – z. B. für ein Elterngespräch oder eine interne Besprechung – ausdrucken.
Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit für die tägliche Arbeit interne Beobachtungen zu dokumentieren, welche für die individuelle Förderung in der Betreuung hilfreich sein können. Dieser Reiter „Interne Beobachtungen“ ist nur für Erzieherinnen und Erzieher der Kinder einsehbar und kann nicht freigegeben, ausgedruckt oder exportiert werden.

Was ist das „Portfolio“?

Mit dem Reiter „Portfolio“ in den jeweiligen Datenblatt eines Kindes gibt Ihnen KigaRoo die Möglichkeit bestimmte Vorlagen des Kindes zum Ausdrucken zu definieren, in welche Fotos, selbstgemalte Bilder oder andere Dinge eingeklebt oder geschrieben werden können.

Wir arbeiten derzeit daran, Ihnen zeitnah die Ablage von Dateien (also z. B. digitalen Fotos, Texten oder gescannten Bildern) direkt im Profil eines Kindes zu ermöglichen, um einen schnellen Zugriff auf diese zu gewährleisten, die Daten im Portfolio eines Kindes einzufügen oder ein PDF zu drucken oder versenden zu können.

Wie können Kinder auch Zuhause von KigaRoo profitieren?

Sofern Sie den Eltern z. B. Liedtexte, Noten, Gedichte, Spiel- und Bastelanleitungen oder Malvorlagen auch für Zuhause bereit stellen möchten, haben Sie die Möglichkeit, Dokumente jeder Art unter „Dateien & Fotos“ in KigaRoo hochzuladen. Sie können dies – wie gewohnt – nur für einzelne Gruppen oder für alle Gruppen Ihrer Einrichtung tun. Wenn Sie für die jeweiligen Dokumente die Option „Elternfreigabe“ aktivieren, können die Eltern über den jeweils persönlichen Zugang zu KigaRoo das entsprechende Dokument ganz einfach herunterladen und ausdrucken.

Wie funktioniert die interne Rechnungsverwaltung?

Wir haben das Thema Rechnungsverwaltung in der ersten Version von KigaRoo bewusst reduziert gehalten, da die meisten Einrichtungen einen gut funktionierenden Abrechnungsablauf haben, der häufig auch extern (z. B. durch einen Steuerberater) bearbeitet wird. Die „Rechnungsverwaltung“ bei KigaRoo ist somit nicht der Ersatz einer Buchhaltung oder eines Abrechnungsprogramms, sondern soll Ihnen einen schnellen aktuellen Zahlungsstatus zu den Elternbeiträgen ermöglichen. Legen Sie z. B. Ihren Steuerberater als Mitarbeiter Ihrer Einrichtung an. Er erhält daraufhin Zugang und kann Ihnen den monatlichen Status zu jedem Kind hinterlegen, so dass Sie mit einem Blick auf dem aktuellen Stand sind.

Was sind Benachrichtigungen?

Unter „Einstellungen“ finden Sie unter dem Punkt „Benachrichtigungen“ den Satz: „Aktivieren Sie hier die Benachrichtigungen per Email. Sie werden dann bequem und direkt über Neuigkeiten an Ihre in KigaRoo hinterlegte Email-Adresse informiert“. Klicken Sie einfach die Unterpunkte an, wenn Sie bei diesen Themen immer per Email auf dem aktuellsten Stand gehalten werden möchten.

Termine und Kalender

Wie werden Termine verwaltet?

Für die Verwaltung von Terminen gibt es zur besseren Übersicht drei verschiedene Kalender in KigaRoo, die jeweils zusätzlich nach den angelegten Gruppen gefiltert werden können.

Durch die direkte Zugriffsmöglichkeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Kolleginnen und Kollegen können Termine direkt von den Betroffenen eingesehen werden.

Bei jedem Termineintrag können Sie eine oder alle Gruppen definieren und auswählen ob der Termin nur intern sichtbar sein soll, oder auch für Eltern und ggf. weitere Bezugspersonen der Kinder oder sogar öffentlich auf Ihrer Kita-Webseite.

Welche Kalender gibt es in KigaRoo?

Zur besseren Übersicht gibt es in KigaRoo unter dem Reiter „Kalender & Pläne“ drei verschiedene Kalender: Einen allgemeinen Terminkalender für unterschiedliche Einträge aller Art, einen Urlaubskalender und einen Dienstplan. Für Eltern und Bezugspersonen der Kinder existiert nur der allgemeine Terminkalender. Die Kalender können alle – wie gewohnt – nach den Gruppen gefiltert angezeigt werden. Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter, Kolleginnen und Kollegen ohne Administrator-Rechte haben Einsicht in alle Termine aller Gruppen, können aber nur selbst angelegte Termine der eigenen Gruppe bearbeiten.

Der allgemeine Terminkalender

Im allgemeinen „Terminkalender“ können Sie Termine intern, für Eltern und Bezugspersonen oder für das Web freizuschalten.

Urlaubspläne

Im Urlaubsplan können Sie die Urlaubstermine von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Kolleginnen und Kollegen verwalten. Sie können so bequem Urlaube planen und Überschneidungen auf einen Blick sehen.

In dem jeweiligen Datenblatt des Mitarbeiters haben Sie unter „Urlaub und Fortbildung“ die Möglichkeit den Jahresurlaubsanspruch einzutragen. Wenn Sie bei einem neuen Urlaubseintrag die Anzahl der tatsächlich genutzten Urlaubstage angeben, verfügen Sie jederzeit in den Mitarbeiterdaten über die automatisch berechnete Anzahl der Resturlaubstage.

Die Bearbeitung und Erstellung kann nur von einer Person mit Administrator-Rechten erfolgen. Der Urlaubsplan ist nur intern sichtbar.

Dienstpläne

Hier können auch Termin-Serien eingegeben werden (z. B. vom 01. August bis zum 15. November immer montags zwischen 9.00 Uhr und 10.00 Uhr Musikstunde). Diese Serientermine können anschließend einzeln bearbeitet oder gelöscht werden, z. B. bei einer Änderung an nur einem Tag des gesamten Zeitraumes.

Bei einem neuen Termineintrag im Kalender „Dienstplan“ wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Die vordefinierte Mitarbeiterfarbe (Einstellungen im jeweiligen Mitarbeiterblatt unter „Kontaktdaten“) erzeugt einen übersichtlich gestalteten Dienstplan. Der Dienstplan ist nur intern sichtbar.

Was ist die Belegungsstatistik?

Hier können Sie sich mit KigaRoo komfortabel und schnell informieren, wie viele Plätze in den einzelnen Gruppen Ihrer Einrichtung zur Zeit frei, bzw. belegt sind! Auf einen Blick sehen Sie die Zusammensetzung einer Gruppe z. B. in Alters- oder Geschlechterstruktur und können so zielgerichtet eine optimale Auslastung der Gruppen planen.

Benutzerverwaltung

Welche Arten von Benutzern gibt es bei KigaRoo?

Es gibt vier verschiedene Arten von Benutzern in KigaRoo:

1. Eltern und ggf. weitere mit einem Kind verknüpfte Bezugspersonen

2. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

3. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Administrationsrechten

4. Administrator

Je nach der Rechtevergabe kann jeder Benutzer genau die Bereiche sehen oder ggf. editieren, die für ihn relevant sind.

Welche Aufgaben können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erledigen?

Erzieherinnen und Erzieher können für Ihre jeweilige Gruppe alle für das Tagesgeschäft wichtigen Aufgaben in KigaRoo erledigen. So haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben und Nachrichten zu erstellen, Termine in den Kalender Ihrer Gruppe einzutragen und Dateien wie z. B. Fotos ins System zu laden. Zusätzlich können Sie unter dem Bereich „Kinder & Eltern“ die Profildaten sowie weitere Informationen zu den Kindern und Eltern hinterlegen und bearbeiten. Weiterhin können sie die Belegungsstatistik einsehen und weitere Bereiche, wie etwa den Speiseplan bearbeiten. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle für ihre tägliche Arbeit relevanten Bereiche sicher und eigenständig bearbeiten. Umfassende Zugriffsrechte auf Daten anderer Gruppen oder übergeordnete Funktionen, wie etwa die Stammdatenänderung und Zugriff auf die Mitarbeiterverwaltung benötigen Ihre Mitarbeiter dazu nicht.

Unter dem Punkt „Mitarbeiterverwaltung“, legen Sie mit wenig Aufwand die einzelnen Mitarbeiter an und entscheiden in dem jeweiligem Datenblatt unter „Kontaktdaten“ ob sie die „Administrator-Rechte“ für diese Person freigeben möchten oder ob die Bearbeitung als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausreicht. Dies können Sie selbstverständlich jederzeit auch wieder ändern. Mit dem Häkchen bei „Administrator-Rechte“ gestatten Sie dem Mitarbeiter auch gruppenübergreifende Daten sehen und bearbeiten zu können. Dies empfiehlt sich z. B. für die stellvertretende Einrichtungsleitung. Die Personaldaten unter „Weitere Informationen“ der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Einrichtung lassen sich ausschließlich vom Administrator selbst einsehen und bearbeiten.

Um Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ihre persönlichen Zugangsdaten zukommen zu lassen, setzen Sie in dem jeweiligen Datenblatt unter „Kontaktdaten“ ein Häkchen bei „Login für diese Person erlauben“. KigaRoo versendet automatisch die Zugangsdaten an die von Ihnen eingegebene Email-Adresse dieser Person. Ab sofort steht dann der Zugang für die neue Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter zur Verfügung.

Was bedeutet „Freigabe für Eltern“?

Eltern und ggf. weitere Bezugspersonen, die einem Kind zugeordnet sind, besitzen grundsätzlich Leserechte für Ihre eigenen Daten und die Daten ihres Kindes. Alle weiteren Informationen (z. B. Kalendereinträge, Nachrichten, Aktuelles, Fotoalben oder Dokumente) müssen jeweils für die Elternansicht freigegeben werden. Das Häkchen „Freigabe für Eltern“ bedeutet also, dass Eltern und weitere Bezugspersonen die für sie freigegebenen Informationen sehen können. Bei Fotoalben kann zusätzlich die Option „Eltern können Fotos hochladen“ ausgewählt werden, womit Eltern auch selbst einzelne Fotos (z. B. von einem gemeinsamen Ausflug) in ein Foto-Album hochladen können.

Was bedeutet "intern"?

Die Standardeinstellung beim Erstellen von allen Einträgen und beim Anlegen von Fotoalben ist immer „intern”. Dies bedeutet, dass die Informationen nur von Mitarbeitern Ihrer Einrichtung angesehen werden können. Bei einigen Arten von Einträgen (Aufgaben, Nachrichten, Fotoalben etc.) können Sie zusätzlich auswählen, ob diese Daten auch für Eltern oder für die öffentliche Webseite Ihrer Einrichtung freigegeben werden sollen. Diese Einstellungen können Sie für jeden Eintrag jederzeit wieder ändern. Zu jeder Zeit zeigen Ihnen kleine Symbole neben den jeweiligen Einträgen auf einen Blick, welche Freigabe für den einzelnen Eintrag aktuell gilt.

Was bedeutet „Webfreigabe”?

Bei einigen Informationstypen (z. B. beim Erstellen einer neuen Nachricht unter „Aktuelles“ oder bei Termineintragungen im Kalender) können Sie die zusätzliche Option „Webfreigabe“ aktivieren. Mit Aktivierung dieser Option wird die entsprechende Information automatisch auf Ihrer mit KigaRoo erstellten Webseite veröffentlicht. So können Sie z. B. sehr komfortabel Termine und Neuigkeiten für alle Webseiten-Nutzer sichtbar machen und z. B. interessierte Eltern über das Bewerbungsverfahren oder anstehende Informationsveranstaltungen informieren oder allgemein zugängliche Fotos Ihrer Einrichtung in einem Album auf Ihrer eigenen Kita-Webseite veröffentlichen.

Was bedeutet „Login für diese Person erlauben”?

Wenn Sie einem Mitarbeiter, einem Elternteil oder weiteren Bezugspersonen den Zugang zu KigaRoo ermöglichen möchten, setzen Sie in dem jeweiligen Datenblatt unter „Kontaktdaten“ oder unter „Profildaten“ einfach das Häkchen „Login für diese Person erlauben“ und speichern Sie diese Einstellung wie gewohnt.

Die Person erhält dann automatisch eine E-mail mit den personalisierten Zugangsdaten und kann damit sofort auf die jeweils freigegebenen Bereiche zugreifen.

Was bedeutet „Abwesend”?

Die Funktion können Sie ausschließlich bei Mitarbeitern und Kindern auswählen.
Bei den Kindern finden Sie die Einstellung unter dem jeweiligen Datenblatt unter dem Reiter „Abwesenheit“. Die abwesenden Kinder werden Ihnen in Ihrem rechten Info-Bereich unter „Abwesenheit Kinder“ dauerhaft angezeigt. Sie können zusätzlich die Gründe der Abwesenheit und Abwesenheitszeiträume eintragen.

Eltern haben die Möglichkeit über Ihren KigaRoo-Zugang und die KigaRoo-App die Abwesenheit Ihres Kindes, den Abwesenheitsgrund sowie eine kurze Notiz selbst einzustellen. Die Erzieherinnen und Erzieher des Kindes und die Leitung der Kita sehen das abwesende Kind sofort rechts im Info-Bereich.

Bei den Mitarbeitern finden Sie die Abwesenheits-Funktion unter dem jeweiligen Datenblatt unter dem Reiter „Kontaktdaten“. Die An- oder Abwesenheit erkennen Sie durch den roten oder grünen Punkt in der Übersicht der „Mitarbeiterverwaltung“.

Wie funktioniert die „Warteliste”?

Die „Warteliste“ finden Sie unter dem Reiter „Kinder & Eltern“ auf der rechten Seite im Info-Bereich. Mit der Warteliste bietet Ihnen KigaRoo eine Übersicht der Kinder, die aktuell auf einen Betreuungsplatz in Ihrer Einrichtung warten. Hier können Sie die Reihenfolge der Kinder ganz einfach ändern, indem Sie diese innerhalb der Warteliste mit der Maus nach oben oder unten verschieben und anschließend die gewünschte „Reihenfolge speichern“. Für den schnellen Überblick sehen Sie hier auch das genaue Alter und einige zusätzliche Informationen des jeweiligen Kindes.

Nach der Eingabe der Daten eines Kindes ist es vorerst als „inaktiv“ in KigaRoo gespeichert. In der Kinderübersicht können Sie anschließend jederzeit einzelne Kinder „Aktivieren“ oder „Auf Warteliste setzen“.

Um ein Kind von der Warteliste zu aktivieren und damit von der Warteliste zu nehmen, klicken Sie einfach in der Übersicht aller Kinder („Kinder & Eltern“) bei dem entsprechenden Kind auf das kleine Kreuzchen rechts neben dem Text „Auf Warteliste seit ...“.

Kontakt & Support

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