Kinderverwaltung
Auf einen Blick haben Sie nicht nur alle Infos zu den liebenswerten Eigenheiten aller Kinder parat, sondern können auch deren vielfältige Entwicklungsschritte individuell dokumentieren.
- Stammdatenerfassung von Kindern und Bezugspersonen, alle Adress- und Kontaktdaten inkl. Geschwisterverknüpfung und Familienansicht
- Erfassung von Medizinischen Informationen, inkl. Allergien, besondere Ernährung, Impfstatus, Medikamentengabe, U-Untersuchungen, Kindergartenuntersuchungen
- Erfassen von individuellen Regelzeiten / geplanten Betreuungs- und Anwesenheitszeiten pro Kind
- Erfassen der Soll- und Ist-Zeiten und Abwesenheiten z.B. über die intuitive Tabletoberfläche
- Historie der An- und Abwesenheiten des Kindes mit Bemerkungen für den jeweiligen Tag
- Mitteilung von Abwesenheiten (Krankheiten, Urlaube, Sonstige) durch die Eltern z.B. auch via App (iOS & Android) möglich
- Zeitkonto: Auflistung der Abweichungen und automatische Übernahme in die Abrechnung von Zusatz-oder Minusstunden
- Gruppenzugehörigkeiten und Anwesenheiten eines Kindes mit zeitlicher Gültigkeit und Historie
- Übernahme aktueller Belegung oder zu bestimmten Stichtagen in Statistikmeldungen und Personalschlüsselberechnung
- Automatische Auswirkung auf die Belegungsplanung und Platzverfügbarkeit
- Anmeldung der Kinder über individuell konfigurierbare Online-Warteliste der Einrichtung
- Einfache Übernahme von Kinder-Anmeldungen aus Platzvergabe-Portalen unterschiedlicher Kommunen
- Definition eigener und individueller Wartelistenkriterien (Geschwisterkind, Alleinerziehend, Großfamilie, Brennpunkt etc.)
- Automatische Erstellung einer Warteliste aller Kinder mit Gewichtung anhand der Wartelistenkriterien
- Schnellsuche über verfübare Plätze für Kinder mit einem bestimmten Geburtsdatum über alle Einrichtungen eines Trägers
- Berücksichtung des richtigen Gruppen-Alters für den gewünschten Betreuungsumfang
- Anzeige der aktuellen Belegung sämtlicher Regelgruppen aller Einrichtungen und freiwerdende Plätze unter Berücksichtigung des Alters des Kindes zum gewünschten Eintrittsdatum
- Die Selektion einzelner Wochentage für die Betreuung ist möglich
- Ablage von beliebigen kindbezogenen Dateien in verschiedenen Formaten (PDF, Word-Dokumente, Filme, Fotos)
- Dateien können in übersichtlichen Ordnerstrukturen verwaltet werden
- Erstellung von Entwicklungsdokumentationen
- Unterteilung in Entwicklungsberichte, interne Beobachtungen und Portfolio
- Freie Dokumentation der Beobachtungen und Entwicklungsschritte eines Kindes
- Frei definierbare Felder zu den einzelnen Dokumentationsbereichen festlegbar
- Stimmungsbarometer mit dessen Unterstützung die unterschiedlichen Befindlichkeiten, wie allgemeines Wohlbefinden, Essen, Schlafen und Wickeln der Kinder anhand einer Ampel eingeschätzt werden können.
Personalverwaltung
- Komplette Stammdatenerfassung zu jedem einzelnen Mitarbeiter inkl. privater und dienstlicher Kontaktdaten
- Erfassung aller statistisch relevanten Qualifikationen, höchster Bildungsabschluss, Berufserfahrung etc.
- Zuweisung von Kompetenzen und eigenen individuell anlegbaren Attributen
- Komplettes Berechtigungsmanagement (Rollen und Rechte für einzelne Personen)
- Erzeugung und Verwaltung von Mitarbeiter- und Dienstausweisen aus dem System
- Bewerbungen von potenziellen Mitarbeitern werden gesammelt und können weiterverarbeitet werden
- Vollständig integriertes Online-Bewerberportal mit selbst konfigurierbaren Feldern zur Erfassung von Bewerbungen
- Datenschutzkonformes Bewerbermanagment mit automatischen Erinnerungen und integrierter Email-Kommunikation
- Erzeugung von Arbeitsverträgen inklusive individueller Anlagen mit einem Klick und Versand an Kandidaten
- Umfassende Verwaltung sämtlicher Vertragsdaten für Vergütung und Personal-Abrechnung
- Komplette Dokumenten-Ablage in selbst erstellbaren Ordner-Strukturen zu jedem Mitarbeiter
- Erstellung von Dienstplänen
- Erfassung von Urlaubsansprüchen und Verwaltung von Urlaubsanträgen
- Anzeige von Urlaub im Terminkalender zur Planung
- Erfassung von Soll- und Ist-Arbeitszeiten
- Auswertung von Plus- und Minusstunden
- Erstellung eines Arbeitszeitnachweises mit digitaler Unterschrift
- Erfassung und Verrechnung von Abwesenheiten
- Erstellung von Terminen für die Einrichtung oder einzelne Gruppen
- Termine für Eltern oder intern freigeben
- Termine mit Teilnehmerbestätigung erstellen
- Übernahme von Terminen auf die Webseite
- Auswertung von Terminen und Zu- und Absagen über die Individuellen Listen
- Erstellen von Aufgaben
- Aufgaben Personen zuweisen
- Mit Pinnnadeln Aufgaben direkt in bestimmte Bereiche „pinnen“
Kommunikation mit Eltern
- Geschützer Bereich mit individuellen Zugangsdaten
- Höchste Sicherheit durch SSL-Verschlüsselung wie zum Beispiel beim Online-Banking
- Freigabe von Informationen durch die Eltern
- Datenschutzauskunft von Mitarbeitern, Kindern und Bezugspersonen auf Knopfdruck
- E-Mails versenden an einzelne Personen oder Personengruppen
- Benachrichtigungen bei neuen Ereignissen bequem per E-Mail
- Fotos anschauen und hochladen von z.B. Ausflügen und Festen
- Privates, datenschutzkonformes Fotoalbum, auf das nur die mit dem Kind verknüpften Bezugspersonen Zugriff haben
- Herunterladen von Rechnungen und Steuerbescheinigungen
- Sofern ein „Vimeo“-Account vorhanden ist, lassen sich damit auch Videos vollständig in KigaRoo eingebettet abspielen.
- Alle Termine auf einen Blick sichtbar und zur Übernahme in den eigenen Kalender
- Termine können bequem zu- oder abgesagt werden
- Alle wichtigen Informationen auf einen Blick
- Neuigkeiten und Ankündigungen am schwarzem Brett
- Speiseplan für mehrere Wochen im Voraus
- Erfassen von Abwesenheiten der Kinder über die App
- Mehrsprachige Benutzeroberfläche & automatische Übersetzung vieler Inhalte in diverse Sprachen
- Kontaktdaten der Einrichtung jederzeit einsehbar – schnelle Kontaktaufnahme auch von unterwegs
- Stimmungsbarometer des Kindes inkl. tagesaktuellen Bemerkungen
Team App
Zudem stehen alle Inhalte in vielen weiteren Sprachen zur Verfügung.
Hier können Sie die neue KigaRoo-Team-App kostenlos herunterladen:
Trägerverwaltung
- Erfassung der Grundeinstellungen für den Träger und die Einrichtungen
- Mitarbeiterverwaltung für den Träger und trägerübergreifend
- Differenziertes Rechtesystem für Träger- und Einrichtungsmitarbeiter
- Einrichtungsübergreifende Platzsuche
Verschicken von E-Mails an ausgewählte Personengruppen (z.B. Mitarbeiter aller Einrichtungen, Eltern von allen oder einzelnen Einrichtungen)
Ablage von Dokumenten trägerintern oder für Träger und Einrichtungen
- mpsNF,
- DATEV,
- Diamant,
- Baykibig,
- kibiz.web,
- NewSystem Kommunal,
- ISBJ
- Datenschutzauskunft über die personenbezogenen Daten auf Knopfdruck
- Für Kinder, Bezugspersonen, Mitarbeiter
Listen & Auswertung
- Erstellen von Listen mit Inhalten aus KigaRoo
- Filterfunktion der Listen
- Praktische Funktion wie Summe, Durchschnitt, Minimum, Maximum
- PDF- und Excel-Export zur Weiterverarbeitung
- Vorgefertigte Listen können mit einem Knopfdruck erstellt werden
- PDF- und Excel-Export zur Weiterverarbeitung
- Anzeige Auslastung nach Kindern oder nach Stunden in der Jahres- Monats- und Tagesansicht
- Detailansicht mit Uhrzeiten
- Anzeige in Prozent und Absolut-Angaben
- Übersicht über Zusammensetzung (z.B. Geschlecht, Alter, Gruppe)
- Destatis
- kibiz.web
- baykibig
- Hessen
- Thüringen
- Berlin
- Nordrhein-Westphalen
- Sachsen-Anhalt
- Datenschutzauskunft über die personenbezogenen Daten auf Knopfdruck
- Für Kinder, Bezugspersonen, Mitarbeiter
Rechnungsverwaltung
- Individuelle Erfassung von Gebührenmodellen
- Erfassen von Zuschüssen und Zuschussempfänger
- Erfassen von Abweichenden Rechnungsempfängern
- Erstellen von Rechnungen mit wenigen Klicks
- Erfassen und Verrechnung von Gutscheinen
- Erstellung von Steuerbescheinigungen per Knopfdruck am Kind oder per Stapelverarbeitung
- E-Mail-Versand der Steuerbescheinigungen direkt aus KigaRoo
- Übersichtliche Rechnungsübersicht
- Rechnungsversand direkt aus KigaRoo an die Rechnungsempfänger
Das neue Format (ZUGFeRD) für eRechnungen (Factur-X) gibt es nun auch für alle Rechnungen, die mit KigaRoo erstellt werden.
- Gebühren einfach per SEPA-Lastschrift einziehen
- Automatische Vergabe von Debitoren- und Mandatsrefernznummern
Ob eins, ob zwei, ob drei Jahre alt: Die sehr hilfreiche Funktion Folgebeiträge ermöglicht es, dass z.B. bei einem Alterswechsel automatisch die dann jeweils der nächsten Altersstufe entsprechende Gebühr am Kind zur Abrechnung hinterlegt wird.
- DATEV
- mpsNF
- Diamant
- NSK
Organisation
- Erstellung von Terminen für die Einrichtung oder einzelne Gruppen
- Termine für Eltern oder intern freigeben
- Termine mit Teilnehmerbestätigung erstellen
- Übernahme von Terminen auf die Webseite
- Auswertung von Terminen und Zu- und Absagen über die Individuellen Listen
Hinterlegen des eigenen Brief- und Rechnungspapier für Rechnungen und Dokumente
Das Hinweissystem erinnert an wichtige Arbeitsschritte wie z.B. Beenden von Gebühren nach Vertragsende
- Erstellen von Aufgaben
- Aufgaben Personen zuweisen
- Mit Pinnnadeln Aufgaben direkt in bestimmte Bereiche „pinnen“
- „Schwarzes Brett“ für Neuigkeiten
- Neuigkeiten und Ankündigungen für Eltern freigeben, damit niemand mehr etwas verpasst
- Erstellen eines Speiseplans für mehrere Wochen im Voraus
- Freigeben für Eltern oder auf der Homepage
- Erstellen einer eigenen Homepage
- Übernahme von Inhalten wie Termine, Neuigkeiten oder Speisepläne direkt aus KigaRoo ohne diese doppelt zu pflegen
- Individuelle Anpassungsmöglichkeiten mit vielen tollen Gestaltungsmöglichkeiten
- Anmeldeformulare für Kinder und Mitarbeiter
Datenschutz
- Dank der 256-Bit Extended Validation SSL-Verschlüsselung sicher wie beim Online-Banking
- Die Speicherung der Daten erfolgt in deutschen Rechenzentren und bleiben in einem geschlossenen System
- Wir unterziehen uns regelmäßigen Überprüfungen durch unabhängige Datenschutzbeauftragte
- Als deutsches Unternehmen unterliegen wir dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
- Kostenlose Backups erfolgen in regelmäßigen Abständen
- Bei Diebstahl, Defekt oder Verlust Ihrer Geräte wie Tablets, Smartphones oder PCs bleiben alle Ihre Daten in KigaRoo erhalten, da diese zentral im sicheren Rechenzentrum in Köln liegen.
- Das umfassende Rechtemanagement erlaubt das Freischalten einzelner Bereiche und Informationen
- Die wichtigsten Grundeinstellungen für einen einfachen Start sind bereits konfiguriert
Einrichtungsverwaltung
- Erfassen der wichtigsten Informationen
- Einrichtungsbezogene Grundeinstellungen
- Umfassendes Rechtemanagement
- Hinterlegen von Briefpapier für Dokumente
- Abrechnung von Elternbeiträgen, Verpflegungskosten und Zuschüsse
- Erstellung von Rechnungen
- Rechnungsversand an die Eltern direkt aus KigaRoo
- SEPA-Lastschriftverfahren
- Automatisches Erzeugen von Debitoren- und Mandatsreferenznummern
- Erstellen von Steuerbescheinigungen
- Schnittstellen zu verschiedenen FiBu- und Personalabrechnungssystemen
- Erstellung von Steuerbescheinigungen per Knopfdruck am Kind oder per Stapelverarbeitung
- E-Mail-Versand der Steuerbescheinigungen direkt aus KigaRoo
- Erstellen von z.B. Verträgen, Briefen, Datenschutzrechtliche Einverständniserklärung, Abholberechtigung für Kinder und Mitarbeiter per Knopfdruck
- System-Vorlagen für das schnelle Erstellen von wichtigen Listen
- Erstellen von eigenen Vorlagen
- Individuelle Anpassungs- und Gestaltungsmöglichkeiten
- Online Registrierung für Kinder
- Bewerbungsportal für Mitarbeiter
- Übernahme der wichtigsten Inhalte aus KigaRoo – selbstverständlich datenschutzkonform- wie Termine, Speiseplan u.v.m.
- Gestaltung von eigenen Seiten und Inhalten
- Erstellen von individuellen Listen mit Daten aus allen Bereichen
- Trägerweite Auswertungen
- Statistische Meldungen auf Knopfdruck
- Übersichtliche Darstellung der Auslastung der Einrichtung
- Datenschutzauskunft für Mitarbeiter, Kinder und Bezugspersonen
Erstellen eines Kursplans mit Angabe von Raum, Zeit und Personal
Der reibungslose, strukturierte und effiziente Betrieb einer modernen Kindertagesstätte erfordert eine präzise Abstimmung unterschiedlichster organisatorischer Verwaltungsbereiche. Unsere leistungsstarke Kita Software bietet Ihnen maßgeschneiderte, intuitive Module, die exakt auf die spezifischen Bedürfnisse von Einrichtungsleitungen, Erziehern und übergeordneten Trägern zugeschnitten sind. Durch die zentrale Speicherung und Bereitstellung aller relevanten Daten entfallen fehleranfällige doppelte Datenhaltungen sowie zeitraubende Kommunikationsbrüche im gesamten Team vollständig. Sie behalten zu jedem Zeitpunkt die volle Kontrolle über Betreuungsverträge, aktuelle Belegungsquoten, Wartelisten und behördlich geforderte Statistiken, während die intelligente Software wiederkehrende Routineaufgaben im Hintergrund vollautomatisch, sicher und zuverlässig für Sie erledigt und koordiniert.
Eine der komplexesten und sensibelsten Aufgaben im gesamten Einrichtungsalltag ist die verlässliche Erstellung von Arbeitszeit- und Vertretungsplänen für das Personal. Ein digitaler Dienstplan für die Kita sorgt in diesem Bereich für maximale Transparenz, Flexibilität und Planungssicherheit für alle Beteiligten. Mit KigaRoo erfassen Sie tatsächliche Anwesenheiten, geplante Urlaubszeiten, Fortbildungen und kurzfristige Krankheitsphasen Ihres Personals übersichtlich an einem zentralen Ort. Personelle Engpässe und Überlastungen werden frühzeitig vom System erkannt, sodass die gesetzlich vorgeschriebenen Betreuungsschlüssel mühelos eingehalten werden können. Gekoppelt mit modernen Werkzeugen für die interne Kita Kommunikation bleibt das gesamte Team stets über kurzfristige Änderungen oder Dienstwechsel informiert.
Die monatliche Erstellung und Prüfung von Abrechnungen für Betreuungsgebühren, Essensgelder und Förderungen kann ohne digitale Unterstützung enorm zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Mit der integrierten Kita Abrechnung von KigaRoo automatisieren Sie diesen gesamten Finanzprozess nahezu vollständig und reduzieren den manuellen Aufwand auf ein absolutes Minimum. Das System berechnet alle anfallenden Beiträge hochgradig flexibel nach Ihren individuellen Vorgaben, gleicht eingehende Zahlungen selbstständig ab und verfügt über direkte, zertifizierte Schnittstellen zur professionellen Finanzbuchhaltung wie DATEV. Das minimiert die Fehlerquote im Rechnungswesen spürbar und entlastet Ihre Verwaltung dauerhaft von bürokratischen Lasten, sodass mehr Freiraum für pädagogische Aufgaben entsteht.
Wer den Dienstplan einer Kita digital erstellen möchte, profitiert von bewährten Tipps und Tools zur algorithmenbasierten Arbeitszeitgestaltung. Die digitale Personaleinsatzplanung minimiert administrative Konflikte, indem sie Urlaubsansprüche, Qualifikationsprofile und gesetzliche Ruhezeiten vollautomatisch berücksichtigt. Moderne Tools erlauben die mobile Zeiterfassung in Echtzeit, sodass Leitungskräfte flexibel auf kurzfristige Personalausfälle reagieren können. Durch die digitale Verknüpfung von Dienstplänen mit den aktuellen Kinderbelegungszahlen wird sichergestellt, dass der gesetzlich vorgeschriebene Betreuungsschlüssel zu jeder Tageszeit präzise eingehalten wird, ohne wertvolle Personalressourcen durch Überplanung zu verschwenden. Zudem vereinfacht ein digitales System den Austausch von Schichten zwischen Mitarbeitern via App.
Die Gegenüberstellung Dienstplan Kita Vorlage vs. automatisierte Software verdeutlicht den technologischen Paradigmenwechsel im modernen Einrichtungsmanagement. Während statische Tabellenvorlagen oder papierbasierte Planungsmodelle anfällig für Übertragungsfehler sind und keine proaktiven Warnmeldungen bei Verletzungen des Arbeitszeitgesetzes generieren, bietet eine automatisierte Softwarelösung eine dynamische Validierung. Systemseitige Algorithmen prüfen jede Dienstplanänderung unmittelbar auf Konformität mit dem länderspezifischen Personalschlüssel. Zudem entfällt der manuelle Aufwand für die Übertragung von Stundenkonten in die Lohnbuchhaltung, da die Datenflüsse vollintegriert sind, was die Fehlerquote im Vergleich zu manuellen Systemen signifikant senkt. Dies führt zu einer nachhaltigen Entlastung der Kita-Leitung und erhöht die Transparenz innerhalb des gesamten Teams.
Um die administrative Effizienz vollständig zu maximieren, sollten Träger die Kita Abrechnung automatisieren: Beste Softwarelösungen zeichnen sich hierbei durch eine direkte Verknüpfung von Betreuungsverträgen, Essensgeldabrechnungen und SEPA-Schnittstellen aus. Parallel dazu stärkt eine moderne Kita Kommunikation App mit Portfolio-Funktion die pädagogische Kernarbeit. Diese Funktion ermöglicht es Fachkräften, kindliche Entwicklungsschritte, Beobachtungsbögen und Medien direkt am Tablet rechtssicher zu dokumentieren und kontrolliert mit den Eltern zu teilen. Die Zusammenführung von automatisiertem Finanzwesen und digitaler Bildungsdokumentation entlastet das Personal und schafft messbare Freiräume für die direkte Interaktion mit den Kindern. Dank modularer Schnittstellen fließen alle relevanten Datenströme ohne Medienbrüche in einem geschlossenen, sicheren System zusammen.